DMS in der Cloud

effiziente Cloud DMS Lösung dank Container Technologie

Was ist ein Cloud DMS?

Ein Cloud DMS (Document Management System) ist eine Softwarelösung, die es Organisationen ermöglicht, ihre Dokumente digital zu organisieren, zu speichern, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen.

Im Gegensatz zu anderen herkömmlichen, lokal (on-premise) installierten Dokumentenmanagementsystemen wird ein Cloud DMS in der Cloud gehostet und bietet Vorteile in Bezug auf Zugänglichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit.

ELO DMS als Cloud Hosting von Open7

Cloud DMS mit Container Technologie

Dank dem umfassenden Know-How von Open7 mit der Verwaltung und Bereitstellung von Containern kann die ELO ECM Suite ganz einfach für jedes Unternehmen als Cloud based DMS installiert werden. Die Bereitstellung des Cloud DMS ist dabei sowohl als Private-, als auch als Public-Cloud möglich. Dies wird durch die Verwendung von Docker-Containern und in Zukunft auch Podman-Containern ermöglicht. Die Installation von ELO mittels Docker und Podman-Container als Cloud DMS bringt für Kunden nicht nur den Vorteil, dass die Installation dadurch viel einfacher und effizienter wird, sondern zusätzlich auch noch viel günstiger. Wenn Sie die Vorteile der Private und Public Cloud Lösungen vereinen wollen, wird dies ebenfalls über eine Hybrid-Lösung möglich. Durch diese Kombinationsmöglichkeit wird es zusätzlich besonders einfach, ELO auf Ihren Bedarf anzupassen und zu skalieren. 

Suchen Sie für Ihr Unternehmen nach einer effizienten und umfassenden Lösung für die Verwaltung und Archivierung Ihrer Daten, die standort-unabhängig erreichbar ist und gleichzeitig über eine nahtlose Integration in Ihr SAP System verfügt? Das ELO DMS für SAP als Cloud DMS bereitgestellt in einer Private- oder Public-Cloud ist die perfekte Lösung!

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Welche Vorteile bieten die Cloud DMS Lösungen von Open7?

  • Flexibilität und Mobilität

    Die Cloud DMS Lösungen von Open7 bieten eine Reihe von Vorteilen, die sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit der Dokumentenverwaltung in modernen Unternehmen verbessern. Eine entscheidende Stärke liegt in der Zugänglichkeit von Dokumenten von jedem Ort aus, solange eine Internetverbindung vorhanden ist. Diese Flexibilität und Mobilität ermöglichen den Benutzer*innen ein nahtloses Arbeiten, unabhängig von ihrem Standort.

  • Sicherheit

    Mittels laufender Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und der Einhaltung von Datenschutzstandards wird der Schutz sensibler Daten gewährleistet. 

  • Skalierbarkeit

    Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, Ressourcen je nach Bedarf anzupassen. Insbesondere in Zeiten des Wachstums oder sich ändernder Anforderungen ist dies äußerst vorteilhaft.

  • Steigerung der Effizienz

    Die Automatisierung von Dokumentenmanagement-Prozessen und Workflows ist eine weitere zentrale Funktion. Sie steigert die Effizienz und minimiert menschliche Fehler. Ebenso fördert die Möglichkeit der Echtzeit-Kollaboration die Teamarbeit. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Änderungen vornehmen, kommentieren und teilen.

  • Versionierung und Verwaltung

    Die Versionierung und Speicherung verschiedener Dokumentenversionen ermöglichen es, Änderungen nachzuverfolgen und auf ältere Versionen zuzugreifen. Dieses Feature ist äußerst wertvoll für die Dokumentenverwaltung.

  • Kosteneinsparungen

    Die Nutzung von Cloud DMS bringt erhebliche Kosteneinsparungen mit sich, da keine physische Infrastruktur, Serverwartung oder Betriebskosten anfallen. 

  • Backup und Revovery

    Open7 bietet als Cloud DMS-Anbieter Backup- und Disaster-Recovery-Dienste an, um die Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente zu gewährleisten. Diese Dienste sind entscheidend für die Geschäftskontinuität und den Schutz vor Datenverlust. Insgesamt stellen die Lösungen eines DMS in der Cloud eine leistungsstarke, effiziente und sichere Plattform für die Verwaltung von Dokumenten in einer vernetzten Welt dar.

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Ist die Cloud DMS Lösung von Open7 revisionssicher?

Ja, ELO wurde international von verschiedenen Wirtschaftsinstituten zertifiziert und wurde als revisionssicher für Behörden und Ämter ausgezeichnet. Die Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dient dazu, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu dokumentieren, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen. Dies kann in bestimmten Ländern unterschiedlich von den Behörden verlangt und ausgelegt werden.

Eine Verfahrensdokumentation ist daher für das eigene Unternehmen eine Empfehlung, um in der eigenen Sorgfaltspflicht selbst alle Dokumentationsverfahren über einen längeren Zeitraum effizient nachvollziehen zu können.

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Private-Cloud vs. Public-Cloud DMS

Private Cloud und Public Cloud sind zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze zur Bereitstellung von Cloud-Computing-Diensten, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

Private-Cloud

Die Private-Cloud ist eine dedizierte Infrastruktur, die speziell für eine Organisation erstellt und genutzt wird. Sie kann in den Räumlichkeiten des Unternehmens betrieben oder von einem Drittanbieter gehostet werden, jedoch dient sie ausschließlich für die Nutzung durch diese bestimmte Organisation. In einer Private-Cloud hat die Organisation volle Kontrolle über Ressourcen, Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzbestimmungen. Eine Private-Cloud ist also insbesondere für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen interessant. Allerdings erfordert der Betrieb einer Private-Cloud in der Regel höhere Investitionen in Hardware, Software und Betriebskosten im Vergleich zu einer Public-Cloud.

Public-Cloud

Im Gegensatz dazu ist die Public-Cloud eine geteilte Infrastruktur, die von einem Cloud-Dienstleister betrieben und verwaltet wird. Diese Infrastruktur wird öffentlich über das Internet zugänglich gemacht und kann von verschiedenen Organisationen gemeinsam genutzt werden. Bei Public-Cloud Lösungen werden Ressourcen und Dienste vom Hosting-Anbieter zur Verfügung gestellt, was Unternehmen eine flexible und skalierbare Lösung bietet. Die Public-Cloud bietet Kosteneffizienz durch das Teilen von Infrastrukturkosten und ermöglicht schnelle Skalierung je nach Bedarf. Allerdings teilen sich Unternehmen die Infrastruktur mit anderen Nutzern, was potenziell Bedenken bezüglich Sicherheit und Datenschutz aufwirft, insbesondere in sensiblen oder reglementierten Branchen.

Insgesamt repräsentiert die Private-Cloud eine maßgeschneiderte, kontrollierte Umgebung für spezielle Unternehmensanforderungen, während die Public-Cloud eine kosteneffiziente und skalierbare Lösung für eine breite Nutzerbasis bietet. Die Wahl zwischen den beiden Modellen hängt von den individuellen Anforderungen, Sicherheitsbedenken und Ressourcenverfügbarkeiten ab, wobei viele Unternehmen oft hybride Ansätze in Erwägung ziehen, um von den Vorteilen beider Modelle zu profitieren.

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