ELO DMS für SAP

Enterprise-Content-Management Lösung für SAP

ELO ECM Logo

Sind Sie auf der Suche nach einer effizienten und umfassenden Lösung für die Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente und Daten in Verbindung mit SAP ECC oder SAP S/4HANA? Dann sind Sie hier genau richtig, Die ECM Suite von ELO für SAP ist die richtige Wahl für Ihr Unternehmen.

Als Unternehmen, das SAP Software für seine Geschäftsprozesse einsetzt, wissen Sie wahrscheinlich bereits, dass die Verwaltung von Dokumenten und Informationen in einem solchen System eine große Herausforderung darstellen kann. Die Menge an Daten, die täglich generiert werden, ist enorm und die effektive Organisation und Archivierung dieser Informationen ist von entscheidender Bedeutung.

Hier kommt ELO für SAP ins Spiel. ELO ist eine leistungsstarke Enterprise-Content-Management (ECM / DMS) Lösung, die nahtlos mit SAP integriert werden kann. Sie bietet Ihnen eine zentrale Plattform zur Verwaltung all Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen.

Übersicht der ELO ECM Suite

Warum Sie ELO für SAP nutzen sollten

ELO ECM Kacheln

Erstens ermöglicht ELO Ihnen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre SAP-Daten und Dokumente. Sie können Informationen in Echtzeit abrufen, ohne lange nach relevanten Dokumenten suchen zu müssen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.

Zweitens bietet ELO umfangreiche Funktionen zur Archivierung und Aufbewahrung von für SAP relevanten Daten. Sie können Ihre Dokumente sicher speichern und nach den gesetzlichen Anforderungen verwalten. Dies ist besonders wichtig, um Compliance-Vorschriften einzuhalten und im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits gut vorbereitet zu sein.

Drittens können Sie es sich aussuchen, wo Sie bestimmte Daten eingeben möchten. SAP ist zwar Ihr führendes System, aber Sie können z.B. Vorkontierungen schon im Einkauf durchführen und per Sync zu SAP führen. Hier können bestimmte Arbeitsschritte schon aufgeteilt und die Finanzabteilung bei der Rechnungsaufnahme entlastet werden. Mit unserem EPO Connector ist der Datenabgleich von SAP zu ELO oder umgekehrt möglich.
Das in ELO integrierte Workflow Modul wird über den EPO Connector zu einer Prozessverbesserungs-Engine für SAP Prozesse.

Darüber hinaus ermöglicht ELO die nahtlose Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Mit ELO können Sie Dokumente einfach freigeben, bearbeiten und kommentieren. Dies fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikation innerhalb Ihres Teams.

Kurz gesagt, ELO für SAP bietet Ihnen eine umfassende Lösung zur effizienten Verwaltung und Archivierung Ihrer SAP-Daten. Durch die Integration von ELO in Ihr SAP-System können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren, die Effizienz steigern und Ihre Informationen sicher und compliant verwalten.

Die Vorteile von ELO für SAP

  • Effiziente Dokumentenverwaltung

    ELO bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung all Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen. Sie können Dokumente schnell und einfach organisieren, suchen und abrufen. Dadurch sparen Sie Zeit und steigern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

  • Nahtlose Integration mit SAP

    ELO für SAP ermöglicht eine reibungslose und bidirektionale Datenübertragung zwischen SAP und ELO. Das bedeutet, dass Sie direkt aus Ihrem SAP-System auf ELO zugreifen können, um Dokumente einzusehen, zu bearbeiten oder zu archivieren, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

  • Workflows für SAP in ELO abbilden

    Das ELO Workflow Modul (Formulare, Prozesse, Berechtigungen) wird mit Hilfe des EPO Connectors zu einer Freigabe App für alle SAP Prozesse. Die Dokumente und die Prozesse werden hierbei automatisch revisionssicher im ELO DMS archiviert.

  • Schneller Zugriff auf Informationen

    ELO ermöglicht Ihnen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre SAP-Daten und Dokumente. Sie können Informationen in Echtzeit abrufen, ohne lange nach den relevanten Dokumenten suchen zu müssen. Dies erhöht die Effizienz Ihrer Mitarbeiter und beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse.

  • Effektive Archivierung und Compliance

    Mit ELO können Sie Ihre SAP-Daten sicher archivieren und nach den gesetzlichen Anforderungen verwalten. Sie können Dokumente gemäß den Compliance-Vorschriften speichern und Aufbewahrungsfristen automatisch verwalten. Dadurch sind Sie auch für potenzielle Prüfungen und Rechtsstreitigkeiten gut vorbereitet.

  • Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

    ELO ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Sie können Dokumente freigeben, bearbeiten und kommentieren, was die Teamarbeit fördert und die Kommunikation verbessert.

  • Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen

    Durch die effiziente Verwaltung Ihrer SAP-Daten mit ELO können Sie die Produktivität steigern und Zeit sparen. Die schnelle Suche und der einfache Zugriff auf Informationen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Darüber hinaus können Sie Kosten durch den Wegfall von Papierdokumenten, manuellen Prozessen und ineffizienter Dokumentensuche reduzieren.

Videoüberblick der ELO ECM Suite

ELO unterstützt Sie in den folgenden Bereichen

Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung, insbesondere im Zusammenhang mit der digitalen Rechnungsverarbeitung, ist ein entscheidendes Teilgebiet für Unternehmen, insbesondere in den Bereichen SAP SD und SAP FI, aus der Finanzabteilung. Mit Lösungen wie ELO Invoice können Unternehmen den gesamten Prozess automatisieren und die Rechnungen elektronisch verarbeiten. Dies ermöglicht eine effiziente Erfassung, Überprüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Durch die Integration von ELO Invoice in das SAP-System können Unternehmen auf Echtzeitdaten zugreifen und manuelle Aufgaben reduzieren. Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO optimiert die Geschäftsprozesse, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den Rechnungsdurchlauf. Auch Skontofristen können so problemlos eingehalten werden. Das führt zu einer verbesserten Effizienz in der Finanzabteilung, Kosteneinsparungen und einer schnelleren Abwicklung von Zahlungen an Lieferanten. 

Screenshot von ELO HR Personnel File

Personalakten

Die digitale Personalakte, auch bekannt als ELO HR Personnel File, ist eine innovative Lösung für das effiziente Management von Mitarbeiterdaten und -dokumenten. Mit dieser Lösung können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters verwalten, angefangen vom Bewerbermanagement bis hin zur Mitarbeiterbetreuung. ELO HR Personnel File ermöglicht ein nahtloses Recruiting und Bewerbermanagement, indem es den Prozess der Erfassung, Verwaltung und Analyse von Bewerbungsunterlagen vereinfacht. Durch die Integration mit SAP HCM werden die Daten aus dem Personalinformationssystem automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Dies vereinfacht die Verwaltung von Personalakten, erhöht die Transparenz und optimiert die HR-Prozesse. Die Lösung trägt somit zur Steigerung der Produktivität, zur Verbesserung des Mitarbeiterservice und zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien im HR-Bereich bei.

Beispielsweise schneller Zugriff auf die gewünschten Daten für:

    • Arbeitsvertrag
    • Sozialversicherungsausweis
    • Lohnsteuerkarte oder Steuer-ID-Nummer
    • Krankenversicherungsbescheinigung
    • Arbeitsbescheinigung(en)
    • Arbeitszeugnisse
    • Schulungs- und Fortbildungsnachweise
    • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
    • Änderungsvereinbarungen zum Arbeitsvertrag

Vertragsmanagement

ELO Contract ist eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Verwaltung von Verträgen und der Optimierung von Vertragsprozessen. Mit dieser Lösung können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus ihrer Verträge verwalten, von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Vertragsverlängerung oder -beendigung. ELO Contract bietet umfangreiche Funktionen zur zentralen Speicherung, Suche und Verwaltung von Vertragsdokumenten. Durch die Integration von Auswertungen und Controlling-Funktionen ermöglicht ELO Contract einen detaillierten Einblick in Vertragsdaten, Konditionen und Fristen. Unternehmen können somit den Überblick über ihre Verträge behalten, Risiken minimieren und Chancen für Vertragsverhandlungen oder -erneuerungen nutzen. Die Vertragsverwaltung mit ELO Contract erleichtert die Zusammenarbeit, beschleunigt den Genehmigungsprozess und steigert die Effizienz. 

Vertragsvorlagen (etwa Mietverträge, Versicherungsverträge, Lizenzverträge, Kooperationsverträge,…) lassen sich einfach integrieren und die Mussfelder aus dem Datensatz Kreditoren/Debitorenstamm werden übernommen. 

Klauselmanagement: Standardtexte, sogenannte Klauseln und Textbausteine können angelegt, verwaltet und in Vertragsdokumente eingebunden werden. Somit kann gewährleistet werden, dass für neue Vertragsdokumente diese Klauseln immer in der neusten Version verwendet werden. Wenn sich so eine in einem Vertragsdokument verwendete Klausel ändert, kann diese in dem Dokument mit wenigen Klicks manuell aktualisiert werden. 

Vertragsmanagement in ELO für SAP

Interne Kommunikation

Verwenden Sie den ELO Feed und Sie können intern zu jedem Dokument chatten und haben jede Nachricht nachvollziehbar im Chatverlauf archiviert. Die Chat Nachricht erscheint bei anderen Usern im ELO Feed neben den zugewiesenen Dokumenten.

Es ist einfacher und bequemer und durch die Versionierung gibt es intern kein ständiges Hin- und Hersenden von Dokumenten mehr! 

So behalten Sie für jedes Dokument den Überblick über die letzte Version, – wer und wann zuletzt änderte oder ein Kommentar intern hinzugegeben hat.

Natürlich können wir als Erweiterung für Archivsysteme immer wiederkehrende Algorithmen für Sie in Workflows einbauen oder für unterwegs mit Mobilen Web Apps für ELO und SAP z.B. für Freigaben von Rechnungen für Zahlungen, Anlageninventur uvm. ergänzen!

ELO Komponenten und Installation

  • Die Basis: Das ELO Archiv

    Das ELO Archiv sorgt für die sichere Speicherung ihrer Daten für viele Jahre. Gemeinsam mit einer Verfahrensdokumentation werden alle gesetzlichen Anforderungen für die Digitalisierung ihres Unternehmens erfüllt.

  • ELO Enterprise Search

    Alle Daten und Dokumente in ELO können mit der ELO Suche in Sekundenbruchteilen gefunden werden. Die Indizierung für diese Volltextsuche wird mit Elasticsearch erledigt. Die in ELO integrierte OCR Engine wandelt Bilddaten von PDF und Bild-Dateien in durchsuchbaren Text um. Der Import von kompletten Netzlaufwerken und Microsoft Sharepoint Ordnern wird damit zu einer attraktiven Option.

  • ELO Workflows

    ELO Workflows sind voll in die ELO Lösung integriert. Damit lassen sich beliebige Unternehmensprozesse in kürzester Zeit abbilden. Der ELO Formular-Designer, der ELO Prozess-Designer und die ELO Funktionen bilden die Basis für optimale Prozesse. Die direkte Integration mit SAP wird über den EPO Connector möglich.

  • ELO Installation: Private Cloud, Public Cloud oder on-Premise

    Alle Komponenten werden von ELO als Docker Container zur Verfügung gestellt. Mit dem jahrelangen Know-how von Open7 haben Sie die Wahl, ob onPremise Installation, in ihrer private Cloud bei AWS, Azure oder Google, oder in der Public Cloud. Der Betrieb der Lösung wird damit einfach und kostengünstig.

So kann Sie der EPO Connector für SAP unterstützen

Mit dem EPO Connector Add-on für SAP können Sie Dokumente und Metadaten zwischen SAP-Systemen wie SAP R/3 ECC 6.0 bis S/4HANA und dem ELO ECM ohne Middleware Server direkt aus funktionalen SAP Bausteinen in ABAP austauschen. Eingehende Rechnungen können automatisch in das ELO Archiv abgelegt und zur Buchung in SAP FI oder SAP MM übernommen werden. Weitere Anbindungen wie die Personalakte oder das Vertragswesen sind auf gleicher Basis möglich.

Mit unserem EPO Direct Link können Sie in Verbindung mit dem EPO Connector direkt aus dem SAP GUI mit z.B. Aufruf der RechnungsNr. in den jeweiligen Archiv – Ordnern mit weiteren verknüpften Dokumenten z.B. Bestellung, E-Mail Verkehr zur gewünschten Rechnung, springen. Dadurch sparen Sie Zeit und Ihre Arbeitsabläufe werden optimiert, indem Sie nahtlos zwischen den Systemen wechseln und auf die benötigten Informationen in beiden Welten zugreifen können.

Mit Open7 und EPO Consulting sind Sie in einem großen SAP und ELO Entwicklerteam gut betreut und können zusätzlich Opensource Lösungen mit verschiedenen Interfaces für Mobile Web Apps einbinden.

Architektur EPO Connector mit ELO

ELO als Lösung auch für nicht SAP Kunden

Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrungswerte in Digitalisierungsprozessen mit verschiedenen Softwareanbietern und Partnern können wir für Kunden über die REST API Schnittstelle aus ELO auch andere ERP Systeme unterstützen. Mit weiteren Web App Lösungen für mobile Geräte ergänzen wir als funktionale Schnittstelle verschiedenste Digitalisierungsprozesse mit fehlenden Features. Als ELO Partner unterstützen wir neben SAP auch andere ERP Systeme und sind daher offen für:

  • ELO zu ERP Systemen
  • SAP zu Ihrer bestehenden CRM Lösung in Verbindung mit ELO (ohne erforderlichen Middleware Server)

Die Zukunft – ELO mit der Unterstützung durch künstliche Intelligenz

Die Verbindung von ELO DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit KI-Technologien bietet verschiedene Lösungen und Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Hier sind einige Beispiele:

  1. Intelligente Dokumentenklassifizierung: Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können Dokumente automatisch analysiert und in Kategorien oder Typen klassifiziert werden. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Ablage von Dokumenten im ELO Archiv und erleichtert die spätere Suche und den Zugriff.
  2. Automatisierte Metadatenextraktion: KI-Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) können eingesetzt werden, um automatisch relevante Informationen aus Dokumenten zu extrahieren. Das können beispielsweise Daten wie Datum, Absender, Betreff oder Rechnungsnummern sein. Diese extrahierten Metadaten können dann zur Indexierung und Kategorisierung von Dokumenten im ELO Archiv verwendet werden. Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr über den Unterschied zwischen OCR-Texterkennung und KI-gestützter Texterkennung
  3. Intelligente Suche: Durch den Einsatz von KI-Algorithmen kann die Suche im ELO Archiv verbessert werden. Die KI kann beispielsweise semantische Analysen und maschinelles Lernen verwenden, um Suchanfragen besser zu verstehen und relevante Ergebnisse zu liefern, auch wenn die Suchbegriffe nicht wörtlich in den Dokumenten vorkommen.
  4. Automatisierte Workflows: KI kann in ELO ECM integriert werden, um automatisierte Workflows zu erstellen. Beispielsweise können KI-Modelle verwendet werden, um bestimmte Dokumententypen zu erkennen und entsprechende Aktionen auszulösen, wie die Zuweisung an bestimmte Benutzer, das Starten von Genehmigungsprozessen oder das Ablegen in spezifischen Ordnern.
  5. Intelligente Datenanalyse: Durch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen können umfangreiche Datenmengen im ELO ECM analysiert werden, um Muster, Trends oder Einsichten zu entdecken. Dies kann helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, Risiken zu identifizieren oder datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Diese Beispiele zeigen, wie die Integration von KI-Technologien in ELO ECM zahlreiche Vorteile bieten kann, einschließlich erhöhter Effizienz, verbessertem Zugriff auf Informationen und optimierten Geschäftsprozessen. Die genauen Lösungen hängen jedoch von den spezifischen Anforderungen, der Konfiguration von ELO ECM und den eingesetzten KI-Technologien ab. 

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